Event- og kursuskoordinator til IT-Universitetets receptions- og eventteam søges

Job Description

Title: Event- og kursuskoordinator til IT-Universitetets receptions- og eventteam søges

Company Name: IT-Universitetet i København

Har du et stort servicegen og elsker du at sikre gode serviceoplevelser, så er dette job noget for dig.

IT-Universitetet er inde i en rivende udvikling og vi har meget travlt med at yde service til et stigende antal studerende, vores eksterne kunder og ansatte. Derfor søger vi endnu en dygtig kollega til vores Event- og Receptionsteam i Facility Management afdelingen.

Vi har udvidet vores Event- og Informationsteam, så vi nu også varetager kursusadministration for et af ITUs nyeste initiativer - ITU Professional Courses. Til dette søger vi en kollega med et udpræget servicemindset, som sætter en ære i altid at sikre den ekstraordinære kundeoplevelse.

Udover, at du får ansvaret som kursuskoordinator, vil du indgå i opgaverne i resten af Event- og Informationsteamet, hvor der er fokus på god service, når universitetets brugere skal assisteres i Informationen med f.eks. lokalebooking, mødeplanlægning og –cateringbestillinger. Du står også for at tilsikre opfølgning og god afvikling af møderne, og hertil kommer også, at du skal kunne håndtere de tilhørende administrative funktioner, såsom tilbuds-skrivning, bekræftelser, fakturering samt uddelegering af opgaver op til møderne til f.eks. vores betjentfunktion, kantine, etc.

Afdelingen
Facility Management afdelingen er en servicefunktion på IT-Universitetet, som sætter en ære i at støtte op om kerneforretningen på alle vores aktiviteter i form af rådgivning og/eller praktisk assistance. Afdelingen har ansvar for mange forskelligartede funktioner, såsom event- og konferenceplanlægning, bygningsdrift, kantinedrift, indkøbsfunktion og Informationen – alle funktioner som arbejder på tværs af universitetet og har mange kontaktflader.

Stillingen
Primære opgaver som kursusadministrator og planlægger:
• Dialog med kursisterne gennem hele forløbet - før, under og efter et kursus
• Registrering af tilmeldte til kurserne
• Udsendelse af faktura i samarbejde med Økonomifunktionen.
• Opfølgning på betaling
• Klargøring af kursusmateriale
• Udstedelse af kursusbeviser
• Håndtering af kursusevalueringer
• Opfølgning på betaling af honorar til underviserne
• Løbende opfølgning og forbedringer af processer.

Primære opgaver i Informationen:
• Daglig kontakt med gæster til huset, leverandører, studerende og ansatte
• Telefonomstilling
• Modtagelse af gæster
• Servicere studerende, gæster og kolleger med adgangskort, nøgler, taxabestilling m.v.
• Booke mødelokaler
• Forefaldende administrative og serviceorienterede opgaver i Informationen
• Være opsøgende i forhold til at vide, hvad der i øvrigt sker i huset.

Primære opgaver som event- og mødeansvarlig:
• Intern/ekstern mødebooking og opfølgning/afvikling af arrangementer
• Ansvarlig for planlægning og gennemførelse af møder, konferencer og events
• Daglig kontakt med kollegaer, studerende, gæster og leverandører
• Administrative funktioner; herunder tilbudsskrivning, bekræftelser og fakturering
• Forefaldende administrative og serviceorienterede opgaver i afdelingen.

Du bliver en del af et dygtigt team på i alt fire personer, og du refererer til afdelingsleder for Facility Management Malene Holm Smed.

Hvem er du?
Du skal brænde for at yde en super service, og du er personen, der med din udstråling og rette
situationsfornemmelse, skaber tillid og gode relationer, når du kommunikerer med andre mennesker.

Du nyder at være i en alsidig funktion i en virksomhed i vækst og oplever, at dit bidrag er et værdifuldt
input. Når tempoet er højt, vil du udvise et professionelt overblik i de pressede situationer, og samtidig evne at bevare og dele ud af dit gode humør.

Skulle du have erfaring med at arbejde i Conference Manager, vil det være helt perfekt.

Din profil:
• Udadvendt, glad, energisk og fleksibel
• Serviceminded og med god situationsfornemmelse
• Imødekommende og omstillingsparat
• Selvstændigt arbejdende
• Godt overblik med god ordenssans
• God til at kommunikere skriftligt såvel som mundtligt – også på engelsk
• Administrativ stærk
• Har lyst til at tale med mange mennesker hver dag
• Indstillet på at der forekommer arbejde udover normal arbejdstid.


IT-Universitetet tilbyder
ITU tilbyder et spændende og udfordrende job i et internationalt miljø med dygtige medarbejdere og engagerede kollegaer. Vi har en åben og uformel omgangstone og en afvekslende hverdag.

Ansættelse og aflønning
Aflønning og øvrige ansættelsesforhold sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK. Der vil være mulighed for at forhandle individuelle tillæg afhængig af dine kvalifikationer. Arbejdstiden er 37 timer pr. uge.

Stillingen ønskes besat hurtigst muligt.

Yderligere information
Har du spørgsmål til stillingen er du velkommen til at kontakte Facility Management Chef Malene Holm Smed på mail [email protected] eller tlf. 72185010.

Ansøgningsprocedure
Du kan kun søge stillingen igennem vores e-rekrutteringssystem. Søg ved at trykke på knappen "Søg stillingen" nederst i stillingsannoncen på vores hjemmeside: http://www.itu.dk/stillinger.

Ansøgningsfristen er fredag d. 14. januar kl. 12:00.

Samtaler forventes afholdt i ugerne 3 og 4.

IT-Universitetet benytter test i forbindelse med vores rekrutteringsforløb.

IT-Universitetet ønsker at afspejle et internationalt miljø og ser mangfoldighed som en ressource. Vi opfordrer alle kvalificerede uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Similar Jobs

More Jobs

Vi søger en serviceminded Floor host til spændende kunde i København

View

RECEPTIONIST/KOORDINATOR TIL SCIENCE & INNOVATION HUB PÅ AALBORG UNIVERSITET - ET FYRTÅRN FOR VIDEN, VÆKST OG IVÆRKSÆTTERI

View

Serviceminded receptionist til vikariat (16 timer ugentligt)

View

Øjenhospitalet Danmark søger fuldtidsreceptionist med flair for IT-systemer

View

Receptionist til Teknik & Miljøs Servicecenter

View

Bjarke Ingels Group looking for a Host/Hostess

View

Butiksansvarlig- Sommerjob i Gårdbutik & Reception

View

Natportier

View

Receptionist/servicemedarbejder

View

Natportier

View

Studiemedhjælp i receptionen

View

Imødekommende receptionister/sekretærer søges til modtagelse af patienter i Regionspsykiatrien Gødstrup

View

kundemodtagelse - bogholder

View

Er du på udkig efter et fleksibelt og givende studiejob? Vi søger flere receptionistafløsere til Hovedstadsområdet!

View

Receptionist med stort smil og højt serviceniveau

View

Receptionist

View

Natportier- og afløser til reception

View

Haster! Søger ferieafløser/tidsbegrænset stilling som telefonpasser.

View

Receptionist med stort servicegen og flair for struktur

View

Administrativ medarbejder til Planlægning, Børn og Unge, Aarhus Kommune

View

Receptionist, kontor

View

Coor søger sommervikarer til receptionist stillinger til vores nye kontrakt med Bygningsstyrelsen i København

View

Bliv en del af et spændende team

View

Kontorassistent til skiftende arbejdstider søges til Receptionen på Sygehus Lillebælt, Patienternes Sygehus

View

Assistancekoordinator til vagtcentral

View

Receptionist med husassistentopgaver til Børnehus Sjælland, Næstved Kommune

View

Bliv en del af vores sekretærteam

View

Receptionist

View

Natportier

View

Receptionist

View

Svendborg Golf Klub søger en administrativ medarbejder på deltid

View

ISS søger receptionist til særdeles attraktiv arbejdsplads i Søborg

View

Receptionist – Buildings

View

Serviceminded front Office medarbejder med SoMe-kompetencer til Vejers

View

Humlehaven Plejecenter søger vagtplanlægger

View

RECEPTIONIST TIL LÆSØ KUR - ØENS MAGNET

View

Udadvendt assistent med flair for koordinering

View

Medarbejdere til Informationen på Nordsjællands Hospital

View

Jobcenter Horsens søger en medarbejder til Receptionen

View

Skagen Odde Naturcenter søger receptionist

View

Popular Job Categories